Documenten die u nodig heeft om uw woning in Spanje te verkopen

NIE-nummer, eigendomsdocumenten en juridische basis

Voor elke verkoophandeling in Spanje is een geldig NIE-nummer noodzakelijk. Daarnaast moet de notaris beschikken over de eigendomsakte (escritura de compraventa) waarmee u destijds eigenaar bent geworden. Ook een recente nota simple, een uittreksel uit het eigendomsregister, maakt standaard deel uit van het verkoopdossier. Dit document toont de juridische status van het pand: wie eigenaar is, welke lasten erop rusten en hoe de woning officieel staat geregistreerd. Hoewel een nota simple geen vaste vervaldatum heeft, wordt in de praktijk altijd een recente versie gebruikt.

Een ander essentieel document is de kadastrale fiche (ficha catastral descriptiva y gráfica). Deze fiche bevestigt de ligging, kadastrale referentie, geregistreerde oppervlaktes en kenmerken van het pand, en laat toe om te verifiëren of de administratieve gegevens overeenstemmen met de feitelijke situatie.

Hypotheken en financiële verplichtingen

Wanneer er ooit een hypotheek op de woning rustte, moet worden nagegaan of deze nog steeds in het eigendomsregister staat. Het komt vaak voor dat een hypotheek die lang geleden werd afbetaald, administratief toch nog aanwezig blijkt. In dat geval moet een officiële akte van hypotheekannulering (cancelación registral de hipoteca) worden opgesteld en ingeschreven. Bestaat er nog een lopende hypotheek, dan wordt de aflossing doorgaans via de notaris geregeld: de bank levert de nodige documenten aan, waarna de notaris het openstaande bedrag inhoudt op de verkoopprijs en de doorhaling laat registreren. Uw bankgegevens en het leningdossiernummer zijn hiervoor noodzakelijk.

Daarnaast moeten de gemeentelijke belastingen correct zijn voldaan. De notaris vraagt daarom de meest recente aanslagbiljetten en betaalbewijzen van de onroerende voorheffing (IBI) en de afvalbelasting (basura) op. Wettelijk is de persoon die op 1 januari eigenaar is belastingplichtig voor het volledige jaar, maar volgens rechtspraak kan het deel van de IBI dat betrekking heeft op de periode na de verkoop onderling worden verrekend tussen koper en verkoper, tenzij anders afgesproken.

Wanneer de woning deel uitmaakt van een gebouw of urbanisatie, moeten ook de documenten van de mede-eigendom beschikbaar zijn. Kopers en hun advocaten vragen vrijwel altijd de statuten van de gemeenschap en de recentste notulen van de algemene vergadering van mede-eigenaars op. Deze documenten geven inzicht in de interne regels, lopende dossiers en eventuele geplande investeringen binnen het gebouw of de urbanisatie. Daarnaast moet bij verkoop worden bevestigd dat er geen achterstallige gemeenschapskosten zijn.

Bewoonbaarheid, energie en technische documenten

Een geldig energie-efficiëntiecertificaat (Certificado de Eficiencia Energética – CEE) is wettelijk verplicht voor de verkoop. Een erkend technicus bepaalt de energieprestatie van de woning, en zonder dit certificaat kan de verkoopakte in de praktijk niet worden verleden.

Afhankelijk van de autonome regio kan daarnaast ook een conformiteitsattest vereist zijn. Dit document bevestigt dat de woning voldoet aan de geldende bewoonbaarheidsnormen en wordt in Spanje uitgegeven onder benamingen zoals Licencia de Primera Ocupación, Licencia de Segunda Ocupación of Cédula de Habitabilidad. Of dit attest verplicht is, hangt af van regionale en soms zelfs lokale regelgeving. In sommige regio’s maakt het standaard deel uit van een verkoopdossier, terwijl het elders vooral wordt opgevraagd door kopers, banken of notarissen om de woonkwaliteit en wettelijke conformiteit van de woning te bevestigen.

Bij oudere gebouwen of installaties die recent zijn aangepast, kan de notaris of koper bijkomende technische documenten opvragen. Dit kan onder meer gaan om de technische inspectie van het gebouw (ITE), het elektrisch keuringsdocument (boletín eléctrico) of een certificaat voor gasinstallaties. Deze documenten zijn niet overal wettelijk verplicht, maar worden vaak gebruikt om de staat en conformiteit van het pand te beoordelen.

Nutsvoorzieningen en praktische overdracht

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, is het nuttig om de meest recente facturen van water, elektriciteit en gas beschikbaar te hebben. Deze documenten helpen bij het controleren van eventuele achterstanden, bij het correct opnemen van meterstanden en bij de overdracht van contracten naar de koper.

Indien bepaalde meubelstukken, toestellen of andere roerende goederen worden mee verkocht, is een inventarislijst sterk aan te bevelen. Deze lijst voorkomt misverstanden en legt duidelijk vast wat wel en niet inbegrepen is. Vaak wordt dit document toegevoegd aan de koopovereenkomst.

Volmacht indien u niet persoonlijk aanwezig kunt zijn

Wanneer het voor u niet mogelijk is om persoonlijk aanwezig te zijn bij de ondertekening van de verkoopakte, kan u een notariële volmacht (poder notarial) verlenen aan een advocaat of een andere vertrouwenspersoon. Deze volmacht machtigt hem of haar om de volledige verkoopprocedure in uw naam af te handelen. Indien de volmacht in het buitenland wordt opgesteld, zijn doorgaans een apostille en eventueel een beëdigde vertaling vereist.

Documentenlijst:

Verplicht of standaard vereist voor de verkoopakte

• NIE-nummer
• Eigendomsakte (escritura de compraventa)
• Nota simple
• Kadastrale fiche
• IBI-aanslagen en betaalbewijzen
• Energie-efficiëntiecertificaat (CEE)
• Bevestiging dat er geen achterstallige gemeenschapskosten zijn
• Hypotheekdocumenten of akte van annulering indien een hypotheek geregistreerd staat
• Conformiteitsattest (Licencia de primera o segunda ocupación / Cédula de Habitabilidad)

Vaak gevraagd of afhankelijk van gebouw/regio

• Statuten van de gemeenschap
• Recentste notulen van de algemene vergadering
• ITE (technische inspectie)
• Elektrisch keuringsdocument (boletín eléctrico)
• Certificaat van gasinstallaties

Aanbevolen voor transparantie en vlotte overdracht

• Facturen van water, elektriciteit en gas
• Inventarislijst
• Notariële volmacht indien u niet persoonlijk aanwezig kunt zijn